Die Zeit läuft davon, die Aufgaben-Liste wird immer länger. Wer den Überblick behalten will, braucht ein gutes Zeit- und Selbstmanagement. Es gibt zahlreiche Methoden – aber nicht jede passtzu jeder Persönlichkeit.

Basel/Rheinfelden (dpa/tmn) – Am Ende des Tages sind die wichtigen Aufgaben erledigt. Ein gutes Gefühl, um den Schreibtisch zu verlassen. Um das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag Zeitmanagement erforderlich. Dabei geht es nicht nur um Strategien und Tools, im Kern zählen Überblick und Konzentration. «Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren», sagt Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. Dafür müsse zunächst klar sein, auf welche wirklich relevanten Aspekte es sich zu konzentrieren gilt.

Wer seine Zeit erfolgreich einteilen will, sollte Blatter zufolge die folgenden Punkte befolgen: «Übersicht schaffen und behalten, laserscharfer Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, konsequentes Setzen von Prioritäten.» Diese Schritte seien für jede Person gleich – wie sie umgesetzt werden, das ist aber individuell unterschiedlich.

Zu gängigen Zeitmanagement-Methoden gehört beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Bei der ABC-Strategie werden To-dos nach Priorität sortiert – Aufgaben der A-Kategorie sollte man besonders viel Zeit widmen. Und die sogenannte Alpen-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

Ganz unabhängig von Methode, Papier oder Tools: Wichtig ist es, dass man alle zu erledigenden To-dos kennt, erklärt Anita Bischof, Trainerin für Selbstmanagement und Führungskräftecoach aus Rheinfelden. «Und zwar nicht nur die offensichtlichen, sondern auch die Aufgaben, die sich nicht sofort bemerkbar machen.» Außerdem sollte man einschätzen können, was passiert, wenn Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden. Das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Auch ungeplante Unterbrechungen kann man in den Griff bekommen, indem man einen Zeitpuffer für Störungen und Unvorhergesehenes in der Tagesplanung berücksichtige. Dazu helfe es, eine Woche lang jeden Tag zu dokumentieren, was man von wann bis wann gemacht hat. Anschließend markiert man, welche Aufgaben ungeplant waren.

Nicht jeder muss sich an feste Strategien halten, um die eigenen To-dos zu bewältigen, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin, Autorin und Coach aus Sauerlach. Manche Personen hätten intuitiv ein gutes System, um die eigenen To-dos erledigt zu bekommen.

«Bin ich hingegen regelmäßig gestresst und kann schlecht abschalten, bleiben wichtige Aufgaben liegen, ich schlafe schlecht – dann kann ein Blick auf meinen Umgang mit Zeit und Aufgaben helfen, das Ruder herumzureißen.» Ihr Rat: «Schauen Sie sich Ihren Alltag an». Ist dieser gut planbar und strukturierbar, komme man in der Regel mit Tipps aus dem klassischen Zeitmanagement zurecht. Wer eher dem Typ «kreativer Chaot» entspricht oder in einem sehr dynamischen und agilen Umfeld arbeitet, brauche andere Methoden.

Nussbaum empfiehlt diesen Typen eine sogenannte «reisende To-do-Sammlung». «Die Kernidee liegt darin, dass wir alles aufschreiben, was uns an offenen To-dos durch den Kopf schießt», sagt Nussbaum. «Das entlastet das Gehirn, macht uns produktiver und konzentrierter.» Wichtig: Es ist nicht das Ziel, alle Dinge auch abarbeiten zu wollen. «Sammeln ja – aber nicht tun», rät Nussbaum. «Wir erledigen die Dinge erst, wenn sie wirklich, wirklich wichtig sind. Alle anderen reisen erst einmal mit uns durch die Tage.»

Quelle: Julia Felicitas Allmann, dpa